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Carrière

Adjointe administrative - Sherbrooke

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Vous devez vous démarquer par votre polyvalence et votre rigueur ainsi que votre expérience d'un minimum de 3 ans. Vous désirez contribuer à notre essor, faire partie d’une équipe où les défis seront intéressants et enrichissants, joindre une organisation où la qualité est au centre de nos préoccupations, alors nous désirons vous rencontrer!

TÂCHES ET RESPONSABILITÉS

Réception

  • Répondre aux appels téléphoniques;
  • Diriger les appels aux différents départements;
  • Réception du courrier;
  • Accueillir les clients et visiteurs;
  • Maintenir à jour le bottin des clients.

Effectuer la facturation (type de facturation par projet) :

  • Saisir les bons de commandes et les factures des fournisseurs dans Jovaco;
  • Préparer les ébauches des factures mensuels des projets en cours;
  • Joindre les documents techniques reliés à la facture;
  • Assurer le suivi des factures avec le client et le département administratif;
  • Maintenir à jour le tableau de facturation mensuelle pour le directeur;
  • Correction des factures antécédentes et préparation des factures finales;
  • Classer les documents transmis aux clients dans les dossiers techniques.

Faire approuver les factures fournisseurs par le directeur, les saisir dans l’ERP, remettre une copie à la comptabilité et au dossier physique client.

Faire la mise en page des différents documents, en lien avec les offres de service, selon les normes et gabarits de l’entreprise :

  • Monter les documents d’offre de services selon les besoins du client;
  • Transmettre les offres de services aux clients.  

Mettre à jour des listes et dossiers suivant l’acception des offres de services par le client :

  • Mettre à jour la liste de facturation (honoraire, etc)
  • Mettre à jour la liste de contrat (programme de travail, particularité des besoins client, etc.)
  • Effectuer la mise à jour des dossiers précédents dans le cas où des travaux seraient nécessaires et devraient être ajoutés au contrat (ex. lors de la réception d’un avenant);
  • Préparer les ouvertures des dossiers techniques;
  • Effectuer le classement des dossiers;
  • Classer et maintenir à jour les livrables pour la facturation mensuelle

Effectuer la relecture, corriger, saisir les données et effectuer la mise en page des différents rapports :

  • Saisir les informations pertinentes dans une base de données;
  • Corriger les informations des rapports ratifiées par les chargées de projets;
  • Assurer le suivi des feuilles de temps des employés;
  • Compiler divers tableaux.

Effectuer le travail général de bureau

  • Faire des photocopies;
  • Relier des documents;
  • Gérer la papeterie;
  • Classer les dossiers annuellement, procéder à l’archivage.

EXIGENCES TECHNIQUES

  • Diplôme d'études collégiales ou expérience équivalente;
  • Expérience pertinente en secrétariat, en administration, en facturation par projets et en travail de bureau (minimum 3 ans);
  • Excellente maîtrise du français (oral et écrit);
  • Expérience dans une firme de génie conseil sera considérée comme un atout;
  • Excellente aptitude de révision et correction de document technique (génie civil);
  • Excellente maîtrise de la Suite Office.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

  • Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles;
  • Aptitude à organiser son travail en fonction des besoins, établir la priorité dans le cadre d'une charge de travail exigeante, être polyvalent, prendre de l'initiative et faire preuve de souplesse;
  • Excellente capacité d'apprentissage et débrouillardise;
  • Rigueur et minutie exigée;
  • Capacité à travailler de façon autonome et à collaborer au sein d'une équipe.

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