Adjoint(e) principal(e)

Emplacement

Sherbrooke

Type de poste

Permanent, temps plein

Département

Ingénierie des matériaux

Date de début prévue

Le plus rapidement possible

Année d'expérience requise

2 ans

Sous la direction du directeur de la succursale et en collaboration avec ses collègues de travail, l’adjoint(e) principal(e) apporte un soutien organisationnel et administratif au département. Il (elle) s’acquitte de multiples tâches administratives et de secrétariat reliées au bon fonctionnement des activités du département.

Tâches et responsabilités

  1.  Faire le suivi des rapports de chantier et des feuilles de temps (30%)

  • Retranscrire les informations pertinentes dans une base de données;

  • Assurer le suivi des rapports de chantier des techniciens;

  • Assurer le suivi des feuilles de temps des employés;

  • Compiler divers tableaux;

  • Compiler et préparer la facturation des clients.

2. Facturation (30%)

  • Saisir les bons de commandes et les factures des fournisseurs;

  • Saisir les données dans l’AQHP;

  • Préparer les ébauches des factures mensuels des projets en cours;

  • Joindre les documents techniques reliés à la facture;

  • Assurer le suivi des factures avec le client et le département administratif;

  • Vérification chevauchement des heures (Villes et MTQ);

  • Maintenir à jour le tableau de facturation mensuelle;

  • Correction des factures antécédentes et préparation des factures finales;

  • Classer les documents transmis aux clients dans les dossiers techniques.

3. Soutenir le travail des chargés de projet (30%)

  • Préparer les ouvertures des dossiers techniques;

  • Envoyer, par courriel, des rapports de chantier et de laboratoire aux clients;

  • Rédiger et corriger des lettres;

  • Préparer des offres de services;

  • Rédiger et corriger les correspondances courantes;

  • Fournir aux chargés de projets une mise à jour des dossiers nécessitant une attention particulière.

4. Effectuer le travail général de bureau (10%)

  • Faire des photocopies;

  • Relier des documents;

  • Classement et archivage.

Habiletés et aptitudes

  • Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles;

  • Aptitude à organiser son travail en fonction des besoins, établir la priorité dans le cadre d'une charge de travail exigeante, être polyvalent, prendre de l'initiative et faire preuve de souplesse;

  • Leadership et pédagogie;

  • Excellente capacité d'apprentissage et débrouillardise;

  • Rigueur et minutie exigée;

  • Capacité à travailler de façon autonome et à collaborer au sein d'une équipe.

Scolarité et expériences

  • Posséder un diplôme d'études professionnel ou collégiale (AEC) en bureautique;

  • Expérience pertinente en soutien administratif et en travail de bureau (atout);

  • Excellente maîtrise du français (oral et écrit);

  • Expérience dans une firme de génie conseil sera considérée comme un atout;

  • Excellente aptitude de révision et correction de document technique (génie civil);

  • Excellente maîtrise de la Suite Office.

Avantages

  • Plan de formation distinctif et évolutif;

  • Programme de reconnaissance généreux;

  • Budget de 150$ pour l’achat de vêtements corporatifs sur notre boutique en ligne;

  • Assurances collectives REER / RPDB;

  • Possibilité de télétravail.

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