Adjointe administrative

Emplacement

Repentigny

Type de poste

Permanent

Département

Environnement

Date de début prévue

Dès que possible

Année d'expérience requise

0-2 ans

Sous la supervision du directeur, le(la) titulaire du poste agit à titre de soutien administratif (ve). Il (elle) doit soutenir le travail des chargés de projet, des chefs d’équipe et des directeurs du département, exécuter le travail général de bureau.

Tâches et responsabilités

Soutenir le travail des chargés de projet, des chefs d’équipe et des directeurs :

  • Effectuer les ouvertures des dossiers techniques;

  • Envoyer, par courriel et par la poste, divers documents administratifs et diverses correspondances;

  • Effectuer le processus complet (révision, montage, signature, etc.) de production de documents (OS, rapport, communication, etc.) et envoi au client;

  • Fournir aux chargés de projets une mise à jour des dossiers nécessitant une attention particulière (communication importante, visite, date de remise, document spécifique, etc.);

  • Corriger d’un point de vue linguistique et grammatical et assembler en PDF des correspondances courantes, des lettres diverses, des offres de services et des rapports techniques;

  • Être à l’affut des dossiers et des informations nécessitant une attention particulière et relayer l’information;

  • Faire des résumés d’information et de la mise en page de document, au besoin;

  • Mettre à jour et suivre le tableau individuel de répartition des tâches;

  • Toute autres tâches administratives.

Assistance dans les dossiers techniques

  • Compiler diverses données dans les dossiers.

Effectuer le travail général de bureau

  • Faire diverses   impressions;

  • Relier divers documents;

  • Numériser divers documents;

  • Faire du classement;

  • Faire de l’archivage (numérique et   physique).


Habiletés et aptitudes

Exigences particulières :

  • Excellentes aptitudes en communication et relations interpersonnelles;

  • Aptitude à organiser son travail en fonction des besoins, établir la priorité dans le cadre d’une charge de travail exigeante;

  • Être polyvalent;

  • Prendre de l’initiative;

  • Faire preuve de flexibilité;

  • Excellente capacité d’apprentissage;

  • Sens de la débrouillardise;

  • Faire preuve de rigueur et de minutie;

  • Faire preuve d’autonomie;

  • Capacité à collaborer au sein d’une équipe;

  • Assurer la diffusion et la circulation d’informations variées et de nature courante;

  • Concentration et attention sensorielle;

  • Capacité à gérer plusieurs tâches à la fois;

  • Être attentif aux détails;

  • Retrouver sa concentration et reprendre le travail à la suite d’interruptions provenant d’éléments externes;

  • Être en mesure de respecter des échéanciers et des périodes de pointe.

Scolarité et expériences

Votre scolarité et expérience comprennent :

  • Posséder un diplôme d’études secondaires;

  • Expérience pertinente en soutien administratif et en travail de bureau (atout);

  • Excellente maîtrise du français (oral et écrit);

  • Excellente aptitude de révision et correction de document technique;

  • Excellente maîtrise de la Suite Office.

Avantages

  • Plan de formation distinctif et évolutif;

  • Budget pour l’achat de vêtements corporatifs sur notre boutique en ligne;

  • Possibilité de télétravail hybride;

  • Assurances collectives, REER / RPDB.

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